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Comment organiser un évenement digital ?

Pour de nombreux gestionnaires d’événements, ce n’est pas quelque chose de nouveau (inscription en ligne, applications d’événements, …), mais pour de nombreuses entreprises, la numérisation des événements est rapidement devenue la seule solution viable dans cette période compliquée. La numérisation des événements n’est pas un sujet facile à maîtriser, car elle exige une variété de compétences techniques et d’organisation numérique…

Tout comme la manifestation physique à laquelle on peut s’attendre, un événement numérique réussi ne peut être planifié à la dernière seconde.

Les événements sont désormais numérisés

Qu’est-ce qu’un événement en ligne ?

En un mot, les événements numériques reprennent les codes d’un événement physique. C’est un événement qui se déroule généralement en une série de sessions en ligne. Il s’agit généralement de webcasts et de webinaires agrémentés d’éléments interactifs (chat, jeux, quizz), …) permettant aux participants d’interagir entre eux et avec les présentateurs.

Les événements en ligne sont particulièrement intéressants pour votre stratégie de communication en ligne. Ils procurent le même sentiment crucial à l’expérience d’un événement physique réussi et le sentiment d’être en contact et de proximité. Ils créent également un sentiment de connexion et de communauté.

Les événements sur Internet peuvent prendre différentes formes, et voici quelques exemples de formats qui peuvent être utilisés :

  • Webinar
  • Webcast
  • Conférence en ligne
  • Lancement de produit
  • Table ronde
  • Interview
  • Formation
  • Exposition

Et bien d’autres choses encore

Pourquoi devriez-vous digitaliser vos événements ?

En ces temps agités et complexes, qui exigent l’évolution de nos pratiques de travail, la digitalisation des événements n’a jamais été aussi essentielle. Ce mode de fonctionnement largement utilisé par de grandes organisations (L’Oréal, la Caisse des dépôts ou encore le Conseil supérieur du Notariat…) offre de nombreux avantages tant pour les organisateurs que pour les participants :

  • Une organisation modulable : Contrairement aux événements physiques, où le nombre de lieux est généralement limité par le lieu, un événement numérique peut être facilement adapté à vos besoins. En fonction du nombre de participants, vous pouvez facilement modifier la conférence, les ateliers ou les workshops, puis compléter le dispositif avec des éléments interactifs (questions et votes, quiz, etc.). …). Vous avez la possibilité de faire évoluer votre événement avant le jour de l’événement.
  • Réduire le temps et les coûts : L’événement peut être numérique ou non. L’organisation d’un événement peut prendre du temps (site web et inscription) en direct …) et un budget énorme (location de salle, restauration, location de salle, etc. …). Un événement numérique nécessite le moins de prestataires de services, et un déplacement très minime pour l’événement et aussi une centralisation des coûts qui peut créer un sens économique. Vous pouvez ainsi vous concentrer davantage sur le contenu, sans vous soucier de l’organisation de l’événement.
  • Abordabilité : Pour un membre du public, les événements numériques offrent plusieurs avantages en termes de coût et de calendrier. Les participants peuvent prendre part à votre événement depuis n’importe quel endroit du globe, à tout moment, tout en bénéficiant des avantages des événements physiques (contenu ou contact…). Un événement en ligne vous permet d’atteindre un groupe que vous n’auriez pas pu atteindre avec un événement physique. À l’avenir, seules les personnes qui ne sont pas présentes pourront faire partie de l’événement. L’événement en ligne permet aux participants de contourner les limites géographiques et d’échapper aux contraintes logistiques d’un événement réel.
  • Préserver l’environnement : Un événement numérique est un bon choix car il a l’avantage de réduire les déplacements (trains, avions, …), l’impression de documents de communication ) et de réduire l’empreinte carbone. Ces événements participent à une démarche « verte » de l’industrie de l’événementiel.

Comment organiser un évenement digital ?

Tous les événements physiques peuvent être transformés en événements générés par le numérique ?

Pour simplifier les choses Oui, en effet.

Nous pouvons vous aider avec tous les types et toutes les dimensions d’événements en ligne, y compris les spectacles, les conférences, les produits, les lancements, les portes ouvertes, les salons professionnels et les événements itinérants… adaptés aux grandes et moyennes entreprises ou institutions.

Dans le contexte des événements numériques, il n’y a pas de limite au type d’événement qui peut être organisé, la seule limite est votre imagination.

Avant, pendant et après ! Les avantages d’un événement en ligne !

Les événements en ligne ne font pas partie des dates que vous avez fixées pour votre événement. Alors qu’un événement physique dure généralement de 1 à 3 jours, un événement en ligne existe avant, pendant et après.

Plate-forme d’événements numériques teasing

Avant votre événement : Gérez vos inscriptions (accès gratuit, sur invitation ou sur inscription) et présentez vos intervenants, votre programme et commencez à recueillir des questions sur votre événement. Prévoyez vos réponses pour être prêt le jour de l’événement.

Et puis pendant ? Créez un lien avec vos participants grâce à une série d’activités vidéo ou non vidéo. Utilisez un chat modéré pour permettre à vos participants d’interagir pendant les différentes interactions pour un événement en ligne réussi. Permettez à vos participants de se connecter les uns aux autres grâce à la fonction de mise en réseau intégrée. Conservez ce que nous aimons et ce qui rend votre événement mémorable et passionnant : le contact.

  • événement hybride
  • événement en direct

Quelle est la prochaine étape ? L’un des plus grands avantages des événements numériques est sans doute les données que vous recueillez

Idéales pour repérer les sujets, les ateliers, etc. qui ont le plus séduit vos invités, puis pour planifier vos futures activités de vente et de marketing.

Le format favorise également les questionnaires de retour/satisfaction des utilisateurs, c’est l’occasion d’obtenir un retour sur les sujets qui vous intéressent.

Les données sont le dernier or noir du 21e siècle.

Regardez les reprises des séquences vidéo des précédents événements en direct. Et continuez à faire vivre votre événement en direct lorsqu’il est terminé (sur les réseaux sociaux et dans les articles). …) Utilisez le contenu médiatique que votre événement en ligne a généré et intégrez-le dans votre plan d’action ou vos projets pour l’avenir.

Vous êtes un habitué du numérique ? Vous organisez souvent des événements, explorez notre plateforme autonome et programmez votre prochain webinaire ou vos conférences en ligne en quelques clics seulement.

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